Tutti in ufficio: un’occasione per fermarci, confrontarci e crescere
Garantire maggiore chiarezza organizzativa
Ad agosto abbiamo deciso di prenderci due giornate da trascorrere tutti insieme in ufficio. L’obiettivo era duplice: da una parte fare il punto sull’andamento dei primi sei mesi dell’anno, dall’altra chiarire alcuni temi sui quali non ci sentivamo perfettamente allineati. Come spesso succede in tutte le organizzazioni, da tempo sentivamo la necessità di un momento di confronto e finalmente ci siamo regalati lo spazio per farlo, complice il mese propizio e la disponibilità di tutti.
Ci siamo immersi in queste giornate con entusiasmo, certi che non sarebbero state semplici riunioni di allineamento, ma molto di più. Sappiamo che non è scontato né semplice ritagliare del tempo per osservarsi, soprattutto quando si è sopraffatti dalla quotidianità del lavoro. Il confronto diretto e mirato ha fatto fiorire nuove idee e spunti inaspettati, che hanno reso più chiara la nostra struttura e più solidi i nostri metodi organizzativi. Non a caso, alla fine di queste due giornate, è emersa una nuova pratica che ci permette ora di avere più spazio per il miglioramento continuo.
Abbiamo iniziato con la nostra classica pratica di check-in, un momento che ci serve per entrare nello spirito giusto e condividere aspettative e stati d’animo. Eravamo tutti curiosi di scoprire che cosa avremmo portato a casa da queste due giornate e, guardandoci indietro, possiamo dire che quell’entusiasmo iniziale si è rivelato determinante.
Per prepararci correttamente ed evitare perdite di tempo, prima delle riunioni abbiamo elencato su un mural (una lavagna digitale online) tutti i temi che volevamo affrontare, in modo da avere subito una panoramica completa. Poi, assieme, abbiamo scelto da quali iniziare e, solo dopo questa fase preparatoria, siamo entrati nel vivo della discussione, affrontando ogni punto con metodo e concentrazione.
4 temi, tante idee
Come spieghiamo spesso anche nelle nostre consulenze, fissare troppi obiettivi in un’unica riunione risulta controproducente: si rischia di cadere in riunioni fiume, dove per i partecipanti diventa quasi impossibile mantenere la concentrazione. Per evitare ciò abbiamo deciso di affrontare quattro macro-argomenti da affrontare durante le due giornate.
I temi scelti sono stati l’andamento economico, l’analisi dei clienti, il metodo Foxwin e i ruoli. Ognuno di essi si collegava ed ha aperto ulteriori discussioni specifiche che, per evitare di divagare troppo, sono state aggiunte sul mural affinché non venissero dimenticate.
1. Analisi della situazione contabile
Il primo tema che abbiamo affrontato è stato l’andamento economico. Abbiamo guardato insieme la situazione contabile aggiornata al 30 giugno, commentandola punto per punto e riflettendo su quale valore fossimo riusciti a creare nei primi mesi dell’anno. Allo stesso tempo ci siamo chiesti che cosa avremmo potuto fare diversamente per essere ancora più profittevoli.
Per noi condividere i dati contabili non è certo una novità: lo facciamo ogni fine mese, in modo che tutti abbiano sempre piena consapevolezza della situazione. Questo rappresenta uno dei nostri valori fondamentali, la trasparenza. Questa volta, però, ci siamo presi più tempo e abbiamo scelto di fare un ragionamento collettivo più ampio e approfondito, che ci ha permesso di andare oltre la semplice condivisione e trasformare i numeri in spunti di miglioramento reale. Una sorta di analisi della strategia aziendale, fatta in collaborazione con chi di solito non ha questo punto di vista, essendo più concentrato sul quotidiano.
2. Analisi dei clienti
Un altro punto chiave è stata l’analisi dei clienti. Ci siamo resi conto che spesso chi è impegnato a seguire i clienti in prima persona, non riesce a condividere con costanza gli aggiornamenti con il resto del team. Abbiamo quindi approfittato di questa occasione per allinearci tutti, cliente per cliente, valutando anche possibili sviluppi futuri.
Il nostro modo di lavorare (siamo un gruppo non molto numeroso) prevede un confronto continuo sulla gestione delle commesse. Uno dei nostri punti di forza è la forte eterogeneità delle competenze presenti nel gruppo: c’è chi proviene dall’ingegneria, chi dalla filosofia, chi dall’economia, chi da percorsi di comunicazione e chi da quelli psicologici. Questa diversità è un valore aggiunto, perché ci permette di guardare ai clienti da prospettive differenti e di arricchire il confronto con punti di vista complementari. Solitamente, infatti, il project manager che ha la gestione della commessa condivide con il gruppo come intende strutturare il lavoro e affrontare le criticità di un cliente, e grazie al contributo di tutti emergono soluzioni più complete, valutate da angolazioni diverse.
Nonostante questo processo avvenga naturalmente all’interno della nostra organizzazione, ci sono momenti in cui non è semplice essere aggiornati al 100%. Durante l’incontro abbiamo quindi deciso di rendere questa esigenza una vera priorità, nonostante le difficoltà, perché vogliamo garantire ai clienti un servizio il più completo possibile. Per farlo, abbiamo scelto di dedicare uno dei nostri “#buongiornissimocaffè” settimanali al confronto sui clienti.
Cos’è il #buongiornissimocaffè?
È una nostra pratica quotidiana: ogni giorno, per i primi 30 minuti, ci raccontiamo di episodi o novità accadute il giorno prima che possono essere utili a tutti, che cosa faremo durante la giornata e approfittiamo anche per condividere come stiamo e ritagliare un momento di relax. Da ora, proprio questo momento avrà anche uno spazio fisso nella settimana per mantenere tutti aggiornati sull’andamento dei clienti.
Anche in questo caso, quindi, non ci siamo limitati ad allinearci, ma abbiamo trovato un metodo concreto per migliorarci.
Delle pause speciali
Prima di passare al prossimo argomento, vale la pena sottolineare un aspetto importante: durante queste giornate abbiamo scelto di pranzare insieme al ristorante. Non è stato solo un momento di pausa: è stato un modo per alleggerire il ritmo delle ore di lavoro, per rafforzare non soltanto i legami professionali ma anche quelli personali e, soprattutto, per lasciare spazio a conversazioni spontanee e autentiche che ci hanno permesso di ritrovare energia e creatività nel pomeriggio.
Questi momenti informali non sono affatto estranei al nostro modo di lavorare. Al contrario, rappresentano la naturale estensione di ciò che cerchiamo di coltivare ogni giorno: occasioni in cui ciascuno possa sentirsi accolto nella propria interezza, libero di esprimersi per quello che è, senza separare la dimensione professionale da quella personale.
La Pienezza
Le organizzazioni Teal invitano le persone a portare nel lavoro la propria interezza, superando la separazione tra dimensione professionale e personale. Non ci si limita a mostrare competenze e ruoli, ma si valorizzano anche emozioni, talenti, intuizioni e vissuti individuali. Questo approccio favorisce autenticità e fiducia reciproca, creando ambienti in cui ciascuno può esprimersi pienamente e contribuire con la propria unicità al bene comune.
3. Il metodo Foxwin
Uno degli argomenti più importanti che abbiamo affrontato è stato il nostro metodo di lavoro. Per noi di Foxwin questo tema è centrale, perché racchiude la nostra identità e il modo in cui vogliamo relazionarci con i clienti.
Il nostro obiettivo
Il nostro obiettivo è offrire un servizio di valore e davvero personalizzato, accompagnando i clienti nel loro percorso di miglioramento, condividendo il merito dei risultati ma soprattutto supportandoli nelle scelte senza imporre la nostra visione.
Crediamo infatti che una consulenza efficace non consista nel calare dall’alto soluzioni preconfezionate, ma nel costruire insieme un percorso che porti a cambiamenti concreti e duraturi. Il confronto con il cliente, in questo senso, è fondamentale: solo coinvolgendo attivamente chi vive l’organizzazione ogni giorno è possibile ottenere risultati che abbiano un reale impatto.
Nonostante questo principio fosse chiaro a tutti e i nostri servizi già ben strutturati, ci siamo accorti che nell’applicazione pratica ciascuno di noi utilizzava approcci leggermente diversi. Si trattava di differenze naturali, legate alle esperienze e alle competenze di ognuno, ma che talvolta rischiavano di generare piccole incoerenze operative. Per questo abbiamo deciso di dar vita a un metodo comune, che non cancelli le nostre differenze ma le accolga e le faccia risplendere. Un percorso condiviso che ci permette di essere più coerenti, senza perdere la ricchezza dei contributi e dei punti di vista che ciascuno porta con sé.
Quasi senza accorgercene, ci siamo ritrovati ad esplicitare il nostro metodo: è capitato mentre prendevamo in esame le fasi del Check-up (l’analisi preliminare che svolgiamo entrando in un’azienda), provando a smontarlo passo-passo, dalla prima raccolta di informazioni ai colloqui individuali, fino alla redazione del report finale, abbiamo messo a confronto i nostri stili e le nostre abitudini. Questa analisi riduzionista ci ha permesso di capire che in realtà c’erano buone pratiche consolidate e sistemiche e di uniformare alcuni punti di contatto col cliente che rischiavano di farci perdere energie o di risultare poco coerenti.
Un esempio emerso durante il confronto riguarda i colloqui individuali con i collaboratori delle aziende clienti. Alcuni di noi tendevano a porre domande con un’impronta più economica e analitica, altri preferivano un approccio più umano e relazionale. Ci siamo resi conto che entrambi i metodi avevano punti di forza: alcune domande erano più incisive, altre facilitavano l’apertura e il dialogo. Abbiamo quindi deciso di raccogliere tutte le esperienze in una lista condivisa di domande, non come una scaletta rigida da seguire, ma come una traccia comune da cui partire e che ognuno può poi adattare in base all’interlocutore.
Il confronto non si è limitato alle domande da porre o al tipo di linguaggio da usare. Abbiamo approfondito anche il modo in cui scriviamo i report, definendo una struttura chiara e condivisa che indicasse non solo come presentare i dati, ma anche come comunicarli ai clienti e in quale momento. In questo modo ci siamo assicurati che ogni cliente riceva lo stesso livello di chiarezza e professionalità, indipendentemente da chi segua direttamente la commessa.
Ovviamente queste nuove intuizioni sono state mappate e salvate all’interno del nostro database interno, così che ognuno possa avere una traccia condivisa e aggiornata. A questo abbiamo aggiunto anche un documento sintetico, pensato specificamente per i clienti, che illustra in maniera semplice e trasparente come lavoriamo. Non contiene tutti i dettagli tecnici che utilizziamo internamente, ma è uno strumento utile per rendere chiaro il nostro approccio e aumentare la fiducia reciproca.
In definitiva, quello che era partito come un confronto operativo si è trasformato in un lavoro prezioso di sistematizzazione. Abbiamo preso le differenze individuali e le abbiamo trasformate in un patrimonio condiviso, arricchendo il nostro metodo con il contributo di tutti. Il risultato è stato duplice: da un lato, abbiamo reso più solido e coerente il nostro modo di lavorare; dall’altro, abbiamo rafforzato la consapevolezza che il valore di Foxwin risiede proprio nella capacità di integrare punti di vista diversi in un’unica visione comune.
4. Revisione dei ruoli
Ultimo momento chiave di queste giornate è stata la riunione dei ruoli.
L’autogestione
Le organizzazioni Teal superano le tradizionali gerarchie, sostituendole con un modello basato su team auto-organizzati e auto-gestiti. Non esistono ruoli fissi, ma i collaboratori hanno la libertà di determinare e adattare le proprie mansioni e responsabilità in base alle necessità e al contesto, promuovendo così la decentralizzazione e la fluidità.
Quello che facciamo ogni giorno rispecchia ancora i ruoli che ci siamo dati?
Per rispondere a questo dubbio, certi e fieri che la risposta non fosse affermativa, ognuno ha fatto prima un lavoro da solo, aggiornando i propri incarichi e chiarendo meglio quali fossero le proprie responsabilità. Per Sara, appena entrata nel gruppo, è stato ancora più speciale perché ha potuto definire da principio i suoi ruoli e costruirli insieme al gruppo. Per fare ciò è necessario un momento dedicato alla chiarificazione e al confronto: abbiamo valutato se i ruoli erano ben distribuiti, eliminato sovrapposizioni di responsabilità e sistemato quelle aree che rischiavano di rimanere scoperte. Dal confronto sono saltate fuori anche idee interessanti su come organizzarci meglio, e alla fine ne è uscita una mappa dei ruoli molto più chiara.
Non è stato solo un aggiornamento “burocratico”: ci ha fatto riflettere su quanto ogni agente della rete interna influisca e venga influito dal resto dei componenti e su come sia delineato il sistema della nostra organizzazione.
Un’immagine più chiara di chi siamo (e di chi vogliamo diventare)
Come siamo usciti da queste giornate? Possiamo dire con grande soddisfazione. Uno dei nostri valori fondamentali è il miglioramento continuo e queste due giornate ne sono state la dimostrazione: abbiamo reso la nostra organizzazione più chiara, strutturata e trasparente, sia per noi che per i clienti. Dal confronto sono nate idee inattese, frutto dell’unione dei pensieri di tutti. L’immagine che abbiamo delineato con questo lavoro riflette la situazione attuale e siamo consapevoli che evolverà insieme a noi, per questo siamo pronti ad accogliere i cambiamenti e a trasformarci di conseguenza.
Speriamo che questo racconto ti abbia trasmesso il valore che queste giornate hanno avuto per noi e che magari ti ispiri a organizzare momenti simili per continuare a migliorare.
🤖 Attenzione! La traccia di questo articolo è stata scritta da un robot. 🤖
🦊 In seguito, è stato revisionato, verificato e approvato dal team di Foxwin. 🦊
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