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Come adottare una governance condivisa per aumentare la produttività

Com’è possibile creare una governance condivisa all’interno di un’azienda? Pratika ne è l’esempio vivente e questa è la sua storia. L’azienda di 30 persone è attiva nella consulenza per la tutela del rischio sul luogo di lavoro.

Lo scorso gennaio, come è consuetudine da alcuni anni, tutto lo staff aziendale si è ritrovato a vivere la giornata nel bosco, l’appuntamento annuale di confronto volto ad allineare le individualità di ciascuno mettendole al servizio dell’azienda.

Nel corso dell’incontro, è stato stipulato un vero e proprio patto comportamentale, che consentirà a tutti i collaboratori di mantenere la rotta remando verso un’unica direzione.

Professionalità, correttezza, dinamismo, affidabilità e collaborazione, questi i valori che sorreggeranno il nuovo percorso, a sua volta strutturato da una chiara definizione dei ruoli interni ed esterni di ciascuno.

Abbiamo intrapreso questo percorso con la volontà di rafforzare il senso di appartenenza all’organizzazione favorendo in questo modo una chiara visione degli obiettivi da raggiungere ed una definizione sia dei ruoli che delle responsabilità di ciascun collaboratore. Ci aspettavamo di migliorare le criticità organizzative, tutte le inefficienze condivise che purtroppo si trascinavano da diverso tempo.

Filippo e Anna di Foxwin sono stati partecipi e parti attive di questa evoluzione iniziata lo scorso anno e fortemente voluta da Pratika per individuare e adottare una nuova struttura organizzativa caratterizzata da una distribuzione di ruoli e responsabilità al passo con il mondo moderno, complesso ed in continuo cambiamento.

Evoluzione verso una Governance condivisa

La consapevolezza di dover stare al passo coi tempi ha dato l’avvio a frequenti incontri durante i quali Foxwin ha delineato e proposto alla direzione aziendale di Pratika un diverso concetto di organizzazione, che traduce la connotazione identificativa di Sociocrazia, in una suddivisione in squadre strutturate a cerchi, ciascuno con una propria autonomia decisionale ben definita.

Ogni cerchio ha il potere di organizzarsi internamente il lavoro, misurare le proprie performance e adottare le pratiche più opportune per il raggiungimento degli obiettivi. Le squadre che li compongono sono tenute a rispettare sempre le politiche aziendali ed hanno la responsabilità di trovare il modo più efficace per collaborare e comunicare vicendevolmente.

L’auto determinazione di ogni team

Nella seconda fase, Foxwin ha riunito i membri di ciascuna squadra per coadiuvare ogni cerchio nella definizione dello scopo della loro funzione e dell’area di responsabilità. Quanto emerso è stato descritto all’interno di un documento condiviso con tutti i collaboratori e successivamente utilizzato per discutere di tutte le modifiche apportate a livello organizzativo, atte anche ad allineare tutte le persone rispetto alle responsabilità di ogni area.

Inoltre, per agevolare il processo di evoluzione delle squadre, è stato creato un cerchio generale, un team che periodicamente si riunisce per affrontare e discutere temi trasversali a tutta l’organizzazione.

Le 6 aree di responsabilità del cerchio generale

Gestione degli strumenti di comunicazione tra i vari uffici

Discussione di eventuali criticità segnalate nell’organizzazione

Creazione di proposte dagli operativi alla direzione che riguardano tutti gli uffici

Traduzione delle strategie aziendali decise dalla direzione in organizzazione e direttive operative

Modifiche dei domini e degli scopi dei vari uffici

Discussione sui clienti strategici per organizzare al meglio le attività

Il cerchio generale funge da trait d’union con la direzione aziendale e ne supporta l’operatività consentendole un più ampio respiro nel concentrarsi su contenuti strategici quali:

  • Il Business Plan
  • Il piano commerciale
  • Le politiche aziendali
  • La strategia
  • Il codice etico
  • Gli investimenti progettuali

Con la nuova organizzazione, così concepita, ogni componente dello staff aziendale ha acquisito maggiore responsabilità per la propria area di competenza.

Come definire i ruoli di ogni collaboratore

La terza fase ha visto Foxwin organizzare per ogni squadra un incontro avente come obiettivo la delineazione del ruolo di ciascun componente e la sua successiva condivisione con i colleghi.

Ogni ruolo è stato delineato rispettando le seguenti caratteristiche:

Lo Scopo
Qual è il fine ultimo di questo ruolo? Perché abbiamo questo ruolo all’interno del nostro cerchio?

 

Le Responsabilità operative
Quali sono le responsabilità specifiche di questo ruolo? In quali ambiti è questo ruolo che ha l’ultima parola e prende la decisione? Cerca di descrivere le responsabilità (non le mansioni). Le responsabilità sono un insieme di mansioni, sono meno variabili nel tempo. 

 

Le Responsabilità di sistema
Quali sono le responsabilità che questo ruolo si prende nei confronti del resto dell’organizzazione? Ci sono delle responsabilità che aiutano gli altri cerchi o l’intera organizzazione? Ci sono altrimenti delle co-responsabilità, ovvero la persona contribuisce a prendere una decisione insieme ad altri ruoli? 

 

L’attività ha permesso di scrivere nero su bianco le reali responsabilità di ogni collaboratore, ha portato alla creazione di un documento nel quale queste responsabilità possono evolvere e, soprattutto, ha fatto emergere i talenti di ognuno.

Dal confronto aperto, favorito da questi momenti di condivisione, ne è derivata una maggiore chiarezza sul “chi fa cosa”, un’assunzione positiva di responsabilità del proprio operato ed una più chiara consapevolezza sia delle proprie competenze personali, sia del proprio valore aggiunto.

glossario

Riferimenti

Settore 
Servizi di consulenza 

Bisogno 
Miglioramento della governance

 

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