ISO 9001: Cos’è? A cosa serve? Come si ottiene?
La norma ISO 9001 è uno standard internazionale per la gestione della qualità, che aiuta le organizzazioni a garantire prodotti e servizi conformi alle aspettative dei clienti e alle normative vigenti.
Cosa troverai in questo articolo:
Che cosa si intende per ISO 9001?
Partiamo dalle definizioni:
La norma ISO 9001:2015 è uno standard internazionale per l’istituzione, la progettazione e l’implementazione di un sistema di gestione della qualità (SGQ) in un’organizzazione.
Pubblicata dall’International Organization for Standardization (ISO), la ISO 9001 è riconosciuta a livello globale ed è applicabile a qualsiasi tipo di organizzazione, indipendentemente dal settore, dalla dimensione o dalla natura dei prodotti e servizi offerti.
Qual è lo scopo principale della norma UNI EN ISO 9001?
Lo scopo della norma ISO 9001 è implementare un Sistema di Gestione della Qualità, che consenta ad un’organizzazione di fornire costantemente prodotti e servizi conformi ai requisiti dei clienti e alle normative nazionali e internazionali applicabili.
In altre parole, l’applicazione dei requisiti della norma ISO 9001 consente a un’organizzazione di dimostrare la propria capacità di fornire prodotti o servizi che soddisfano i requisiti del cliente. Consente a un’organizzazione di migliorare la soddisfazione del cliente attraverso l’adozione di strumenti di gestione della qualità che includono metodi per la pianificazione, il miglioramento dei processi, nonché la garanzia di conformità ai requisiti normativi e legislativi applicabili.
L’implementazione di un Sistema di Gestione della Qualità conforme alla ISO 9001 non si limita alla sola conformità ai requisiti, ma punta anche ad obiettivi strategici.
Ottimizzazione dei processi aziendali
Attraverso una gestione più efficiente ed efficace delle risorse, con una riduzione degli sprechi e un miglioramento della produttività.
Incremento della soddisfazione del cliente
Grazie a una maggiore attenzione alla qualità dei prodotti e dei servizi, un miglior monitoraggio delle esigenze dei clienti e un approccio strutturato alla gestione dei reclami e delle aspettative.
Accesso a nuove opportunità di mercato e partnership strategiche
Poiché la certificazione ISO 9001 rappresenta un requisito fondamentale per molte aziende e istituzioni che selezionano i propri fornitori in base a standard internazionali di qualità.
Rafforzamento della comunicazione interna e della cultura della qualità
Favorendo la responsabilizzazione del personale e un ambiente di lavoro più organizzato, collaborativo e orientato ai risultati.
Conformità alle normative e ai requisiti legislativi applicabili
Riducendo il rischio di sanzioni, migliorando la gestione della documentazione e garantendo un allineamento costante con le migliori pratiche del settore.
La certificazione ISO 9001 è obbligatoria?
La certificazione ISO 9001 non è obbligatoria per legge, ma in alcuni contesti può diventare essenziale, soprattutto per le aziende che operano in settori altamente regolamentati, come quello automobilistico, farmaceutico e aerospaziale, dove il rispetto di rigorosi standard di qualità è un requisito fondamentale. Inoltre, molte organizzazioni che desiderano partecipare a gare d’appalto pubbliche o private trovano nella certificazione un elemento distintivo che facilita l’accesso a nuove opportunità di business e ne accresce la competitività.
Sebbene non sia imposta per legge, l’adozione della certificazione è fortemente consigliata per determinate categorie di aziende, come quelle manifatturiere e quelle che offrono servizi, tra cui società di consulenza, aziende IT e operatori logistici. Anche gli enti pubblici traggono vantaggio dall’implementazione di un Sistema di Gestione della Qualità conforme alla ISO 9001, poiché questo consente di migliorare l’efficienza operativa, ottimizzare i processi e garantire standard elevati nei servizi erogati.
La certificazione viene rilasciata da un organismo di certificazione accreditato, il quale, attraverso un audit approfondito, valuta la conformità del sistema di gestione della qualità dell’organizzazione rispetto ai requisiti della norma. Una volta ottenuta, la certificazione richiede un monitoraggio costante e audit periodici per garantirne il mantenimento e promuovere un miglioramento continuo all’interno dell’azienda.
Quali sono i requisiti previsti dalla ISO 9001?
I requisiti di questa norma sono generici e si applicano a qualsiasi settore e area di attività e possono essere implementati in qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle sue dimensioni o dalla tipologia dei suoi prodotti o servizi.
I requisiti previsti dalla norma ISO 9001 per sviluppare un sistema di gestione della qualità possono essere suddivisi in 7 sezioni principali.
Questa sezione richiede una comprensione completa del contesto aziendale, dei bisogni e delle aspettative delle parti interessate. Include la determinazione dello scopo del SGQ e la definizione dei processi necessari per raggiungerlo.
Il successo nell’implementazione di un SGQ dipende dall’impegno del top management. Il leader deve creare un ambiente che favorisca l’impegno dei dipendenti verso il raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione. Questo include la definizione e la comunicazione trasparente delle politiche di qualità.
È fondamentale pianificare le azioni per gestire i rischi e le opportunità. Questo comprende la definizione degli obiettivi di qualità, i metodi per raggiungerli e la pianificazione dei cambiamenti necessari.
In questa area si possono trovare requisiti riguardanti diverse aree:
La prima riguarda le risorse. Esse devono essere definite, gestite e controllate. La norma fa riferimento a quattro tipi di risorse: risorse umane, conoscenze, processi, ambiente e infrastrutture. Devono essere misurate e monitorate.
La seconda riguarda le competenze. È importante assicurarsi che il personale abbia le competenze necessarie. Per questo motivo la formazione e la qualificazione devono essere pianificate per migliorare il raggiungimento degli obiettivi.
La terza riguarda la consapevolezza. La consapevolezza del SGQ aumenta la motivazione e la dedizione dei dipendenti. Per questo motivo è importante garantire che i dipendenti siano consapevoli delle politiche di qualità e del loro ruolo nel SGQ.
La quarta riguarda la comunicazione. È fondamentale definire i principi per la comunicazione. Ovvero, stabilire un sistema efficace per la comunicazione interna ed esterna.
La quinta riguarda le informazioni documentate. Le informazioni e i documenti del SGQ devono essere controllati.
Include la pianificazione e il controllo delle operazioni. Questo riguarda i requisiti specifici per i prodotti e i servizi, il loro sviluppo e design, il controllo dei processi esterni, e la gestione della produzione e fornitura dei servizi. Include anche la gestione dei prodotti e servizi non conformi.
Questa sezione prevede il monitoraggio, la misurazione, l’analisi e la valutazione delle performance. Include inoltre la revisione interna e la revisione della gestione.
Prevede un miglioramento continuo e delle azioni correttive per le azioni non conformi.
Come si può comprendere il contesto organizzativo?
Ci concentreremo su questo aspetto, poiché l’analisi del contesto organizzativo è fondamentale per la definizione del sistema di gestione della qualità di un’azienda.
La norma ISO 9001 prevede di identificare, analizzare e comprendere l’ambiente aziendale in cui l’organizzazione conduce la propria attività e realizza il proprio prodotto. In parole semplici, la norma prevede di analizzare dettagliatamente il contesto organizzativo. L’ analisi di quest’ultimo è particolarmente rilevante per la comprensione dello scopo e delle strategie aziendali.
Comprendere lo scopo di un’azienda significa identificare le sue questioni organizzative ovvero tutti quei fattori, condizioni, influenze, situazioni o eventi significativi che hanno un effetto sul SGQ. Allo stesso tempo, risulta essere molto importante anche la comprensione delle strategie aziendali. Solitamente ogni azienda applica diverse strategie, ad esempio quella finanziaria ma allo stesso tempo quella di marketing, di acquisto e di vendita.
Inoltre, ogni area di competenza, settore, mercato, famiglia di prodotti o altro segmento aziendale ha le proprie questioni rilevanti che influenzano il contesto organizzativo. Tra i fattori esterni o interni possiamo trovare: le aspettative delle parti interessate (ad esempio, i principali prodotti che forniscono il massimo valore per le parti interessate, i processi e attività necessari per soddisfare le specifiche e le aspettative delle parti interessate) e l’influenza dell’ambiente di business in cui opera l’organizzazione (ad esempio, la disponibilità delle risorse necessarie per la realizzazione, la competenza delle risorse umane, i requisiti normativi e regolamentari).
Qual è il processo suggerito dalla norma per definire il contesto aziendale?
Il processo suggerito dalla norma ISO 9001 per una definizione efficace del contesto dell’organizzazione include due fasi.
- La fase inziale riguardante la definizione del contesto dell’organizzazione prevede l’analisi PEST, ovvero l’analisi dei fattori politici, economici, sociali e tecnologici.
- La seconda fase prevede l’analisi SWOT, ovvero l’analisi dei punti di forza, delle debolezze, delle minacce e delle opportunità. Attraverso questa analisi vengono definiti gli input per la determinazione delle problematiche interne ed esterne. Quest’ultima aiuterà a identificare le parti interessate.
L’identificazione delle parti interessate è al quanto rilevante perché permette di implementare efficacemente il SGQ. La norma ISO 9001 fa riferimento alle esigenze e alle aspettative delle parti interessate attraverso i seguenti aspetti: definire il campo di applicazione del SGQ in base alle loro aspettative, comunicare loro la politica della qualità, identificare le loro esigenze e le loro aspettative relative al prodotto, progettare e sviluppare i prodotti in base alle loro esigenze, riesaminare periodicamente le loro esigenze e le loro aspettative e le modifiche apportate.
La presenza di queste numerose variabili sottolinea l’importanza di una comprensione completa del contesto aziendale che permette di armonizzare i diversi concetti, identificando i confini delle sue attività. L’identificazione dei confini e dell’applicabilità devono essere determinate per consentire la definizione del campo di applicabilità del SGQ. Quest’ultimo si riferisce alle aree, alle sedi, ai prodotti o linee di prodotti (o servizi) e ai processi o attività dell’organizzazione.
Un’analisi accurata del contesto organizzativo ha un impatto significativo sulla capacità dell’organizzazione di raggiungere i risultati desiderati e le aspettative dei clienti. Per questo motivo, è fondamentale riesaminare costantemente il contesto aziendale.
In seguito ad una completa analisi del contesto aziendale le aziende saranno in grado di pianificare e definire il sistema di gestione della qualità, insieme ai suoi obiettivi e alle sue finalità.
A quanti requisiti bisogna aderire?
La norma ISO 9001 richiede un’adesione completa a tutti i requisiti applicabili, garantendo che il Sistema di Gestione della Qualità sia strutturato in modo coerente e conforme agli standard internazionali. Tuttavia, in alcuni casi specifici, è possibile escludere determinati requisiti, a condizione che sia dimostrato in modo chiaro e documentato che essi non siano pertinenti all’organizzazione e al suo contesto operativo.
Ad esempio, se un’azienda non acquista beni o servizi da fornitori esterni, non avrebbe senso implementare strumenti di gestione della qualità dedicati alla valutazione e al controllo dei fornitori. In questi casi, l’esclusione di determinati requisiti è consentita, ma deve essere adeguatamente giustificata e documentata. Il campo di applicazione del Sistema di Gestione della Qualità deve includere un elenco dettagliato delle esclusioni adottate, accompagnato da una spiegazione chiara e motivata per ciascuna di esse.
L’obiettivo di questa flessibilità è garantire che l’implementazione della norma ISO 9001 sia realmente funzionale alle esigenze dell’organizzazione, evitando l’applicazione forzata di requisiti irrilevanti. Tuttavia, ogni esclusione deve essere valutata con attenzione per assicurarsi che non comprometta la capacità dell’azienda di fornire prodotti o servizi conformi ai requisiti dei clienti e delle normative applicabili.
Quali sono i vantaggi che porta la ISO 9001?
Vantaggi interni
- Miglioramento della produttività
- Diminuzione del tasso di difettosità dei prodotti
- Miglioramento della consapevolezza della qualità
- Definizione delle responsabilità e degli obblighi del personale
- Miglioramento dei tempi di consegna
- Miglioramento dell’organizzazione interna
- Diminuzione delle non conformità
- Diminuzione dei reclami dei clienti
- Miglioramento della comunicazione interna
- Miglioramento della qualità dei prodotti
- Miglioramento del vantaggio competitivo
- Miglioramento della motivazione del personale
Vantaggi esterni
- Accesso a nuovi mercati
- Miglioramento dell’immagine aziendale
- Miglioramento della quota di mercato
- Certificazione ISO 9000 come strumento di marketing
- Miglioramento delle relazioni con i clienti
- Aumento della soddisfazione dei clienti
- Miglioramento della comunicazione con i clienti
- Miglioramento delle relazioni con le autorità e gli altri stakeholder
Perché ottenere la certificazione ISO 9001?
Questi vantaggi appena elencati evidenziano chiaramente i motivi per cui le aziende dovrebbero considerare l’ottenimento della certificazione ISO 9001. La certificazione non solo dimostra l’impegno dell’organizzazione verso la qualità e l’efficienza, ma offre anche un notevole valore aggiunto, migliorando la reputazione aziendale, aumentando la fiducia dei clienti e aprendo nuove opportunità di mercato. Inoltre, aiuta le imprese a raggiungere una maggiore conformità normativa e a gestire i rischi in modo più efficace, garantendo un miglioramento continuo e una crescita sostenibile.
Noi di Foxwin crediamo fermamente nell’importanza di questa certificazione. Per questo motivo, ci impegniamo a fornire un supporto completo e personalizzato, guidando le organizzazioni attraverso ogni fase del processo di miglioramento necessario per ottenere e mantenere questa certificazione. Il nostro obiettivo è aiutare le aziende a implementare le migliori pratiche, ottimizzare i processi e raggiungere gli standard richiesti, assicurando così che possano beneficiare appieno dei vantaggi associati alla certificazione ISO 9001.
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