I 4 quadranti della matrice di Eisenhower

Come evitare la “trappola dell’urgenza” con la famosa matrice di priorità di Dwight D. Eisenhower

“Chi può definire per noi con precisione la differenza tra il lungo e il breve termine! Soprattutto quando i nostri affari sembrano essere in crisi, ci vediamo quasi costretti a porre attenzione all’urgenza del presente piuttosto che all’importanza del futuro”.
Dwight D. Eisenhower, discorso del 1961 alla Century Association

Dwight D. Eisenhower – stiamo parlando proprio del 34° presidente degli Stati Uniti – era un tipo produttivo.

Durante i suoi due mandati come presidente degli Stati Uniti, guidò la costruzione dell’Interstate Highway System, creò la NASA, firmò la prima grande legge sui diritti civili dalla fine della guerra civile, pose fine alla guerra di Corea, accolse Alaska e Hawaii nell’unione e riuscì a mantenere fredda la guerra fredda con la Russia.

Come ha fatto Eisenhower ad accumulare così tanti successi che avrebbero avuto un impatto così duraturo sul suo paese e sul mondo? Ha capito la differenza fondamentale tra l’urgente e l’importante. In un discorso del 1954, Eisenhower citò un presidente universitario che disse: “Ho due tipi di problemi, quelli urgenti e quelli importanti. Gli urgenti non sono importanti, e gli importanti non sono mai urgenti”.

Più di trent’anni dopo, nel suo best-seller Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci, Stephen Covey ha ripreso le intuizioni di Eisenhower in un semplice strumento che da priorità ai compiti, ora conosciuto come la matrice di Eisenhower (spesso chiamata anche matrice di gestione del tempo, la scatola di Eisenhower, il metodo Eisenhower o la matrice di importanza ed urgenza). Questa struttura per la definizione delle priorità ti aiuta a combattere l’effetto Mera-Urgenza (di cui parliamo nella nostra newsletter), ad eliminare le perdite di tempo nei processi organizzativi e a creare più spazio mentale per fare progressi sugli obiettivi.

La matrice Eisenhower: uno strumento utile a prioritizzare le criticità da affrontare.

Nel caso tu voglia analizzare i problemi della tua organizzazione, la matrice di Eisenhower è un semplice strumento che ti permette di concentrarti su ciò che ti renderà più efficace, non solo più produttivo. Ti basterà posizionare tutte le criticità in una matrice con due assi distinti: urgente e importante. Tutte le inefficienze che vuoi analizzare ricadranno in uno di questi quattro quadranti:

Criticità urgenti e importanti: da completare immediatamente.
Criticità non urgenti e importanti: da programmare sul tuo calendario.
Inefficienze urgenti e non importanti: da delegare a qualcun altro.
Criticità non urgenti e non importanti: da cancellare.

Urgente vs. Importante

Prima di inoltrarci nella spiegazione di ogni quadrante vogliamo farti presente che l’importanza è un concetto soggettivo: in una raccolta di inefficienze, se decidete di far associare l’importanza ad ogni criticità suggerita è altamente probabile che questo dato risulterà alto. Questo perché le priorità sono legate ai nostri valori, principi ed obiettivi, e possono quindi essere diverse per ciascuno di noi. Quando analizzerai questi dati, potrai confrontare l’importanza percepita e definirla rispetto agli obiettivi aziendali.

Il concetto di “urgente”, invece, è oggettivo, e dipende dall’analisi che ogni organizzazione fa per valutare le criticità rispetto alle incombenze dell’organizzazione stessa.

Primo quadrante: Urgente e Importante

Le criticità urgenti e importanti richiedono un’azione rapida. Queste voci hanno tipicamente delle scadenze evidenti e delle conseguenze se si temporeggia nell’agire. Il più delle volte si tratta di problemi che hai rimandato fino a quando non ti sei trovato di fronte a una scadenza incombente. Inevitabilmente dunque, richiedono una risposta immediata.

Secondo quadrante: Non Urgente ma Importante

I compiti non urgenti, ma importanti, sono le attività che ti aiutano a raggiungere obiettivi a lungo termine. Queste possono non avere una scadenza quindi è facile rimandarle a favore di compiti più urgenti. Tuttavia, queste azioni hanno un effetto dirompente sull’efficacia a lungo termine della tua organizzazione.

Terzo quadrante: Urgente ma Non Importante

Il terzo quadrante è dove vive l’effetto Mera-Urgenza. La spinta a completare i compiti a causa di scadenze reali o presunte significa farsi carico di compiti che non sono effettivamente significativi per l’organizzazione. Dato che le inefficienze nel terzo quadrante sono urgenti ma probabilmente legate a priorità minori, passare troppo tempo in questo quadrante può farti sentire come se stessi facendo cose che dovresti fare piuttosto che quello che vuoi fare.

Quarto quadrante: Non Urgente e Non Importante

Le criticità né urgenti né importanti portano ad attività che fanno perdere tempo e che dovrebbero essere eliminate senza rimorsi. Queste attività non contribuiscono al miglioramento dell’organizzazione, e possono finire per occupare grandi porzioni di tempo.

Come implementare la matrice di Eisenhower in Fennec

Fennec è uno software che ti permette di ascoltare i tuoi collaboratori, raccogliere le criticità percepite, raggrupparle e mapparle in base ad importanza ed urgenza.
Una volta assegnato un valore (da 1 a 10) all’importanza ed all’urgenza di ogni criticità, Fennec la posizionerà in automatico nel relativo quadrante.

Grazie a questa visualizzazione automatica, potrai avere a colpo d’occhio la percezione di cosa sia veramente prioritario per la tua organizzazione.