Creare team di lavoro autonomi attraverso la delega
La delega efficace e la creazione di team autonomi rendono le organizzazioni più efficienti.
Per creare dei team autonomi la definizione dello scopo e del dominio è essenziale per garantire autonomia, mentre una struttura a cerchi permette di distribuire le responsabilità in modo chiaro e funzionale.
Per un imprenditore o un dirigente, l’idea di un’organizzazione in cui ogni attività, problema o progetto sia affidato a mani competenti non è solo un’aspirazione, ma una realtà concretamente realizzabile attraverso una delega efficace e una gestione strutturata delle squadre. Delegare responsabilità in modo consapevole consente ai leader di concentrarsi su iniziative strategiche e progetti innovativi, liberandosi da compiti operativi che possono essere affidati con fiducia ai propri collaboratori.
La creazione di team di lavoro autonomi, in grado di operare senza la necessità di un intervento costante da parte della dirigenza, rappresenta un ulteriore passo verso un’organizzazione più dinamica ed efficiente. Quando i team dispongono delle competenze e degli strumenti necessari per prendere decisioni e gestire le proprie attività in autonomia, l’azienda nel suo complesso diventa più reattiva, collaborativa e orientata alla crescita. Questo approccio non solo ottimizza i processi interni, ma favorisce anche una cultura aziendale basata sulla responsabilizzazione, sull’innovazione e sul miglioramento continuo, trasformando radicalmente il modo in cui l’organizzazione opera e si sviluppa nel tempo.
Come si formano team di lavoro in azienda?
I team all’interno di un’organizzazione possono essere costituiti seguendo approcci diversi, a seconda della cultura aziendale e degli obiettivi strategici. In particolare, esistono due modalità principali di formazione:
Su base autonoma
Le squadre si formano su base volontaria, quando i collaboratori, spinti da un interesse comune o da una specifica esigenza, decidono autonomamente di organizzarsi in un team per gestire determinate responsabilità o sviluppare progetti. Questo approccio favorisce il coinvolgimento attivo, la motivazione e la creatività, poiché ogni membro contribuisce in modo spontaneo secondo le proprie competenze e aspirazioni. Un esempio concreto è rappresentato dall’asilo nido Le Coccinelle, all’interno del quale alcune squadre sono nate su base volontaria, le collaboratrici hanno scelto di assumersi responsabilità specifiche in base alle proprie attitudini e capacità.
Su iniziativa della dirigenza
Le squadre vengono create su iniziativa della dirigenza, che identifica le esigenze aziendali e struttura team specifici per svolgere compiti mirati. Questo metodo garantisce una distribuzione strategica delle competenze e delle risorse, assicurando che ogni squadra sia composta da professionisti con ruoli complementari, in grado di raggiungere gli obiettivi prefissati in modo efficace e coordinato. Un esempio di questo modello lo si trova nell’azienda di consulenza Pratika, dove le squadre sono state definite direttamente dalla dirigenza, seguendo una struttura già presente nell’organizzazione.
In generale, i gruppi di lavoro sono composti da persone che collaborano per la maggior parte del tempo, condividendo obiettivi comuni e confrontandosi regolarmente per migliorare il proprio operato. Indipendentemente dal metodo di formazione, il successo di una squadra dipende dalla chiarezza degli obiettivi, dalla qualità della comunicazione interna e dalla capacità di ciascun membro di contribuire attivamente al raggiungimento dei risultati.
Quali sono gli elementi chiave per rendere i team di lavoro autonomi?
Per garantire che un team sia realmente autonomo ed efficace, è essenziale definire con chiarezza due elementi fondamentali: lo scopo e il dominio.
Lo scopo
Lo scopo rappresenta la ragione d’essere della squadra, il valore che essa apporta all’organizzazione e l’obiettivo che intende perseguire. È la risposta alla domanda: Perché esiste questo team? Un gruppo con uno scopo ben definito sa esattamente quale contributo deve offrire e su quali risultati concentrarsi. Ad esempio, un team responsabile della gestione dei materiali potrebbe avere come scopo quello di garantire che ogni attività operativa disponga dei materiali necessari al momento giusto, assicurando così continuità ed efficienza nei processi produttivi.
Il dominio
Il dominio identifica l’area di responsabilità del team e il suo livello di autonomia decisionale. Definisce le competenze e l’autorità del gruppo nell’ambito riconosciuto dall’organizzazione, ovvero quali decisioni può prendere in autonomia e su quali aspetti ha il controllo diretto. Nel caso del team di gestione dei materiali, il dominio potrebbe includere la pianificazione degli ordini, la gestione dell’inventario e l’ottimizzazione del flusso logistico.
Quando una squadra ha uno scopo chiaro e un dominio ben delineato, diventa capace di autogestirsi in modo efficace, riducendo la necessità di un coordinamento continuo da parte della dirigenza. Il tempo investito nella definizione di questi due elementi si traduce in maggiore efficienza operativa, poiché i membri del team, avendo piena consapevolezza del proprio ruolo e delle proprie responsabilità, possono lavorare con autonomia e proattività, senza dover dipendere costantemente dalle direttive del titolare o dei superiori.
L’organizzazione dei team di lavoro: la struttura a cerchi
Un approccio strutturato per organizzare le squadre a livello aziendale è la struttura in cerchi, un modello che suddivide tutte le attività dell’azienda in sottogruppi visualizzati come cerchi. Ogni cerchio ha il compito di gestire un aspetto specifico del funzionamento aziendale, come il marketing, la produzione o la gestione delle risorse umane. Questo approccio permette di distribuire le responsabilità in modo chiaro ed efficace, creando un’organizzazione più agile e funzionale. Ogni cerchio deve avere almeno due membri. Questo sistema offre all’imprenditore una visione chiara della distribuzione delle responsabilità e la sicurezza che ogni attività o problema sia gestito da un gruppo dedicato e competente.
All’interno di ogni cerchio, è generalmente presente un responsabile, una figura chiave che non si limita a coordinare le attività, ma gioca un ruolo strategico nella definizione delle responsabilità individuali. Per garantire che ciascun membro del cerchio comprenda il proprio ruolo e le proprie funzioni, la creazione di una scheda di ruolo diventa un passaggio essenziale. In questo processo, il responsabile collabora con i membri del cerchio per identificare e formalizzare sia le responsabilità operative, legate alle attività quotidiane, sia le responsabilità di sistema, che riguardano il miglioramento continuo e l’integrazione con le altre funzioni aziendali.
Questo approccio non solo garantisce chiarezza e allineamento tra le persone, ma consente anche di valorizzare le competenze individuali e le inclinazioni personali di ciascun collaboratore. Definire ruoli in modo partecipativo aiuta a creare un ambiente di lavoro più motivante e inclusivo, in cui ogni membro si sente parte attiva del processo decisionale. Inoltre, rafforzando la consapevolezza del contributo di ciascuno all’interno del cerchio, si promuove un’organizzazione più responsabile, autonoma e orientata alla crescita collettiva.
Primi passi verso team di lavoro autonomi
Creare team di lavoro autonomi attraverso una delega efficace e una gestione strutturata non è solo una scelta organizzativa, ma un vero e proprio motore di crescita per la tua azienda.
Definire con chiarezza scopo e dominio permette alle squadre di operare in autonomia, riducendo la necessità di supervisione costante e aumentando l’efficienza. Inoltre, adottare un modello a cerchi ti aiuta a distribuire le responsabilità in modo chiaro e funzionale, creando una cultura aziendale basata sulla collaborazione, l’innovazione e il miglioramento continuo.
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