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Come gestire un carico di lavoro eccessivo

Carico di lavoro

Nei settori di management delle aziende, succede spesso di ritrovarsi a gestire un carico di lavoro eccessivo. Questa situazione genera una comprensibile paura del cosiddetto effetto boomerang. A volte scegliamo di non acquisire una possibile soluzione per la nostra organizzazione, perché abbiamo timore che il processo per ‘amalgamarla’ sia lungo e tortuoso.
Troppa fatica percepita = lasciamo le cose come stanno. 

Tutto legittimo. Ma anche tutto molto miope, se a monte non si fa nulla per definire le regole e i carichi di lavoro. 

quattro problemi più diffusi  

1. Dislivelli fra i carichi di lavoro
Se l’equilibrio di base è percepito come iniquo, praticamente nessuna azione di team building potrà creare il giusto spirito positivo di squadra.
“Nessuno gioca anche per gli altri, se non c’è la sensazione che quello sia un gioco di squadra”. Questa è una massima estremamente semplice, eppure spesso non trova attuazione nelle decisioni di chi guida le organizzazioni.  

2. Duplicazione o sovrapposizione di ruoli
I diversi ruoli o le diverse mansioni che si sovrappongono sono un problema che genera conflitti potenziali fra colleghi sui poteri decisionali.  
I dipendenti che nutrono dubbi sull’effettivo ruolo da loro ricoperto trovano difficoltà nello svolgimento di compiti e mansioni. Conseguenza? Spreco di tempo e ritardo delle attività produttive. 

3. Demotivazione nel management
Se non si sa e se non si decide alla base “chi deve fare cosa”, non è possibile svolgere con efficacia un’effettiva funzione di guida e di leadership all’interno del team. E qui non c’è alcuna innovation che tenga. 

4. Incapacità di assumere decisioni sul futuro 
Il management che non decide nel breve termine, non decide nemmeno nel lungo termine, cioè nel prendere decisioni sull’organizzazione futura delle proprie risorse. E il timore di sbagliare porta spesso al lassismo letale.   

Facilitare la genialità  

Una volta che questi errori fondamentali vengono affrontati con la volontà di stabilizzare gli equilibri che nascono e si sviluppano all’interno dell’azienda, potrebbe essere il momento opportuno per scegliere uno strumento di facilitazione della genialità delle persone. 

Sia chiaro, la genialità non è per forza qualcosa di speciale. La genialità come intuizione e ispirazione è molto più comune di quanto si pensi. Ma rischia spesso di rimanere invisibile, dato che non si dà alle persone la possibilità di usare una delle proprie creatività più immediate: proporre un’idea. 

Di sicuro, rimangono invisibili tutte le idee delle persone che non vengono ascoltate. Ed è per evitare questo che è stato creato uno strumento come Foxwin. 

Dare voce alle idee delle persone  

Foxwin è una piattaforma online studiata per dare visibilità alle idee, selezionarle e trasformarle in progetti concreti per l’innovazione e il miglioramento organizzativo. È molto agevole da installare, da comprendere. 
Qualsiasi azienda, inoltre, può “settare” il software a seconda delle sue esigenze precise e dei suoi tempi sia di comprensione che di utilizzo. 

Il vantaggio primario di Foxwin è quello di permettere a tutti i membri di un’organizzazione di presentare le proprie idee.  “Presentare” qui significa sottoporle a una valutazione di gruppo. Che è l’esatto contrario del tenerle per sé, trasformandole poi in rimorso o – ancor peggio – in autoconvinzione di stupidità. 

Tre sono i benefici generati dall’uso di Foxwin: 

  • il superamento delle barriere gerarchiche e logistiche;  
  • il risparmio di tempo; 
  • l’avvio di un processo di innovazione continua, in grado di rendere l’organizzazione più efficiente, sostenibile e competitiva. 

Il problema, come spesso capita, è iniziare. Tracciare un segno che vada nell’utilizzo effettivo di uno strumento. Altrimenti, tutto rimane nella staticità di ciò che si è sempre fatto. 

Ardiss

Esempi virtuosi: Ardiss 

Ci sono due esempi virtuosi che stanno usando con frequenza Foxwin e grazie a cui stanno traendo grossi benefici. 

Il primo è quello di ARDISS, l’Agenzia istituita con L. 16/2012 dalla Regione Friuli Venezia Giulia per organizzare e gestire un sistema integrato di servizi e interventi, affinché tutti gli studenti possano superare le difficoltà materiali e raggiungere i gradi più alti degli studi.
Nei documenti di programmazione generale, sono stati individuati specifici indirizzi per l’attività dell’Agenzia. Con un dettaglio preciso: l’acquisizione di una piattaforma che potesse raccogliere idee di miglioramento, dal suo interno.  

Quella piattaforma è Foxwin. 
Nello specifico, la dirigenza di ARDISS ha creduto in un strumento digitale per la raccolta di idee che possano delineare, strutturare e implementare attività sempre più rispettose verso l’ambiente. 
La comunità di lavoro di ARDISS oggi può mettere a disposizione nuove idee per tenere sempre più in considerazione la sostenibilità ambientale nei servizi erogati, così come nella quotidiana attività amministrativa (ad esempio riducendo l’uso di carta, separando correttamente le tipologie di rifiuti, ecc.). 

In futuro, questa piattaforma potrà essere usata anche per pensare insieme a come risolvere altri problemi, ponendosi delle specifiche sfide (es. abbassamento del livello di stress dei dipendenti) o cercando idee utili per migliorare le attività interne. 

Servizi CGN

Esempi virtuosi: CGN Servizi 

L’azienda CGN Servizi di Pordenone è il secondo caso che mostra risultati positivi. 

Avendo le idee molto chiare, nel tempo questa realtà ha progettato un ecosistema volto al conseguimento del massimo livello di soddisfazione del cliente esterno (‘l’associato’) e del cliente interno (‘il collaboratore’) nel momento in cui interagiscono con l’azienda. 
La persona è sempre al centro del progetto CGN, che mira a creare il circolo virtuoso del successo attraverso benessere, rispetto dell’ambiente, cultura, formazione personale e professionale. 
Gli strumenti che l’azienda mette a disposizione per il raggiungimento della sua missione sono l’ascolto e l’innovazione tecnologica. 

Scegliendo Foxwin per sviluppare un concorso delle idee, il management di CGN si è posto degli obiettivi specifici: 

  • il miglioramento dei processi aziendali interni ed esterni  
  • l’innovazione del prodotto e dei servizi  
  • la riduzione dei costi  
  • la generazione di maggiori ricavi   
  • il miglioramento dell’immagine  
  • l’incremento del benessere dei collaboratori 
  • la progettazione di nuovi servizi interni o con nuove partnership  

All’interno di CGN le persone si dimostrano propositive e, grazie a Foxwin, hanno la possibilità di candidarsi alla realizzazione dei progetti. L’effetto è evidente: si partecipa attivamente, evitando di lasciare la realizzazione delle idee alla direzione o ad un singolo reparto. Tutti aiutano tutti, in sostanza. Ognuno con le proprie competenze e capacità. 

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